Congés - Documentation Administrateur

Paramétrage

Au commencement

Assurez-vous d'avoir bien lu et fait le paramétrage initial indiqué dans la page d'installation!!

Avant même de créer des utilisateurs, vous devez paramétrer l'application de manière générale.

Connectez vous en tant qu'administrateur avec le code utilisateur / code confidentiel suivant : par défaut admin / admin
Vous DEVEZ modifier le code confidentiel de l'admin en modifiant l'enregistrement admin dans le fichier users.xml situé sous WEB-INF/data ou la table users dans la base de données
L'interface d'administration s'affiche alors et vous permet les paramétrages suivants :

Paramétrage
Paramétrage des jours fériés
Gestion des raisons
Créer / modifier une équipe
Gestion de la périodicité
Créer / modifier un utilisateur

L'ordre du paramétrage initial est important avant de créer un utilisateur. Il faut d'abord paramétrer l'application d'une manière générale.

Paramétrage général

Tout d'abord, vous devez choisir si seul l'administrateur peut créer / modifier des utilisateurs. Si la case n'est pas cochée, alors chaque superviseur qui n'est pas aussi un employé peut créer / modifier des utilisateurs.
Ensuite choisir si un utilisateur peut être supprimé car par défaut il est simplement désactivé. En effet supprimer un utilisateur supprime toutes les absences enregistrées.
Choisissez le pays qui s'applique par défaut à tous vos utilisateurs.
- Ceci permet lors de la création d'un utilisateur que le pays soit pré-renseigné mais vous pouvez le changer au niveau de chaque utilisateur pour des cas spécifiques.
- Le pays sert pour le calcul automatique des jours fériés, aussi vous devez donc créer vos jours fériés.
Serveur d'envoi de courriels
- Cette partie du paramétrage permet d'indiquer le serveur d'envoi de mail, le port, activer le SSL ou non et le login / mot de passe nécessaire
- Si cette partie n'est pas renseignée, aucun utilisateur ne sera averti que ses demandes d'absence ont été traitées ou qu'elles ont été émises.

Paramétrage des jours fériés

Les jours fériés dépendent du pays où vous êtes, vous devez les renseigner un par un et année par année dans cette interface

Choisissez le pays
Choisissez l'année
Renseignez le libellé du jour férié à créer
renseignez la date
Cliquez sur Ajouter et le jour férié s'affiche dans la liste en dessous

C'est fastidieux je le sais bien mais je n'ai pas trouvé d'algorithme pour tous les pays.

Petite exception pour la France, un lien en haut à côté du pays (Générer jours fériés (France)) permet de générer tous les jours fériés des années 2000 à 2050 !

Gestion des raisons (depuis v1.4.9)

Ne pas modifier une raison lorsque les utilisateurs sont connectés : passez en mode maintenance !

Vous devez donc créer une raison d'absence (max 10 caractères) et lui associer une couleur afin que chaque raison apparaisse distinctement dans le calendrier de chaque utilisateur.

Une raison peut donc être par exemple :

CA pour congés annuels
RTT pour réduction du temps de travail
MATERNITE pour congés de maternité
etc...

Ensuite vous pouvez spécifier le nombre de jours par raison :

le calcul de type progressif indique qu'à chaque mois commencé sont donnés x jours (comme le calcul des RTT : la personne commence son mois et a donc x jours attribués et utilisables immédiatement)
le calcul de type révolu indique que la période doit être finie pour avoir droit aux jours indiqués (comme le calcul des jours de congés annuels, on accumule des jours et ensuite on peut les prendre dans la période indiquée)
les calculs sont proratisés la première année en fonction de la date d'entrée indiquée lors de la création d'un employé

Créer / modifier une équipe (depuis v1.4.9)

Ne pas modifier une équipe lorsque les utilisateurs sont connectés : passez en mode maintenance !

Avant de créer un utilisateur, il faut au préalable décrirer le(s) équipe(s) / service(s) / direction(s) auquel il sera rattaché
Dans cette interface vous devez donc créer toutes les "équipes / services / directions" nécessaires.

Gestion de la périodicité

La périodicité correspond à une absence survenant toutes les semaines, mois, ...
Ces périodicités apparaitront alors dans la saisie d'une demande d'absence sous forme d'une liste déroulante.
Si vous souhaitez fournir cette fonctionnalité à vos utilisateurs, vous devez donc toutes les déclarer dans cette interface avant d'ouvrir l'application à vos utilisateurs.
Le code correspond au nombre de jours correspondant à la périodicité, par exemple
- pour une périodicité hebdomadaire (toutes les semaines) : Code 7 libellé hebdomadaire
- pour une périodicité bimensuelle (tous les 15 jours): Code 15 libellé bimensuel
- pour une périodicité mensuelle (tous les mois): Code 30 libellé mensuel
- pour une périodicité trimestrielle (tous les 3 mois) : Code 90 libellé trimestriel
- pour une périodicité semestrielle (tous les 6 mois): Code 182 libellé semestriel
- etc...
Si vous n'indiquez aucune périodicité, vos utilisateurs n'auront pas le droit de saisir des absences répétitives et devront déclarer une absence manuellement à chaque fois.

Créer un utilisateur

Par cette interface, vous ne pouvez créer un administrateur, vous devez modifier à la main le fichier WEB-INF/users.xml ou la table users de la base de données et définir un administrateur avec les déclarations obligatoires suivantes :
- vous devez tout renseigner comme vous le souhaitez (nom, prénom, login, password et email) sauf
- cela assure que c'est l'administrateur du site
Pour créer un utilisateur, vous devez avoir au préalable créé les équipes / services / directions nécessaires.
Il existe 4 types d'utilisateur dans l'application
- L'administrateur il gère tout le paramétrage du site, crée et modifie les utilisateurs mais ne peut voir, créer, modifier, supprimer, valider ou refuser des absences.
- L'employé peut voir, créer, modifier ou supprimer des absences (les siennes)
  Pour créer un employé il faut renseigner les zones suivantes
  - nom, prénom, code utilisateur, code confidentiel, courriel
  - la case à cocher est-ce un / une employé(e) doit être cochée et la date d'entrée doit être indiquée
  - la case à cocher est-ce un superviseur? NE DOIT PAS être cochée
  - une équipe d'affectation doit être sélectionnée !
  - le pays pour les jours fériés peut être modifié mais par défaut c'est celui indiqué dans la page Paramétrage
  - Les jours de repos hebdo sont par défaut le samedi et le dimanche que vous pouvez donc modifier ici
- Le superviseur d'une équipe peut voir, créer, modifier, supprimer, valider ou refuser les absences des employés de son équipe
  S'il est à la fois employé et superviseur, il peut voir, créer, modifier ou supprimer ses propres absences mais ne peut les valider / refuser
  ce sera le rôle de son propre superviseur (soit le superviseur de plusieurs équipes dont la sienne soit le superviseur de toutes les équipes)
  Pour créer un superviseur d'une seule équipe, il faut renseigner
  - nom, prénom, code utilisateur, code confidentiel, courriel
  - s'il est aussi un employé c'est-à-dire s'il doit aussi indiquer ses propres absences, la case à cocher est-ce un / une employé(e) doit être cochée et la date d'entrée doit être indiquée
  - la case à cocher est-ce un superviseur? DOIT être cochée
  - S'il est aussi employé, une équipe d'affectation doit être sélectionnée !
  - une équipe supervisée doit être sélectionnée !
  - le pays pour les jours fériés peut être modifié mais par défaut c'est celui indiqué dans la page Paramétrage
  - Les jours de repos hebdo sont par défaut le samedi et le dimanche que vous pouvez donc modifier ici
- Le superviseur de plusieurs équipes peut voir, créer, modifier, supprimer, valider ou refuser les absences des employés et superviseurs de toutes ses équipes
  S'il est à la fois employé et superviseur, il peut voir, créer, modifier ou supprimer ses propres absences mais ne peut les valider / refuser
  ce sera le rôle de son propre superviseur (c'est-à-dire le superviseur de toutes les équipes)
  Pour créer un superviseur de plusieurs équipes, il faut renseigner
  - nom, prénom, code utilisateur, code confidentiel, courriel
  - s'il est aussi un employé c'est-à-dire s'il doit aussi indiquer ses propres absences, la case à cocher est-ce un / une employé(e) doit être cochée et la date d'entrée doit être indiquée
  - la case à cocher est-ce un superviseur? DOIT être cochée
  - S'il est aussi employé, une équipe d'affectation doit être sélectionnée !
  - au moins 2 équipes supervisées doivent être sélectionnées !
  - le pays pour les jours fériés peut être modifié mais par défaut c'est celui indiqué dans la page Paramétrage
  - Les jours de repos hebdo sont par défaut le samedi et le dimanche que vous pouvez donc modifier ici
- L'hyperviseur c'est le superviseur de toutes les équipes et peut voir, créer, modifier, supprimer, valider ou refuser les absences des employés et superviseurs de toutes les équipes
  Par convention, l'hyperviseur NE DOIT PAS être aussi un employé, il est une sorte de meta-superviseur qui est souvent utilisé comme représentant le service RH
  il sera utilisé lors de la mise en place du workflow en 2 étapes
  Pour créer un hyperviseur, il faut renseigner
  - nom, prénom, code utilisateur, code confidentiel, courriel
  - la case à cocher est-ce un / une employé(e) NE DOIT PAS être cochée et la date d'entrée doit être laissée à la date du jour
  - la case à cocher est-ce un superviseur? DOIT être cochée
  - L'équipe supervisée TOUTES doit être sélectionnée et uniquement elle !!

Modifier un utilisateur

Ne pas modifier lorsque l'utilisateur concerné est connecté : désactivez le ou pour traiter plusieurs utilisateurs passez en mode maintenance !

Par cette interface, vous ne pouvez modifier l'administrateur, vous devez modifier à la main le fichier WEB-INF/users.xml ou dans la table users de la base de données et modifier l'administrateur avec les déclarations obligatoires suivantes :
- vous pouvez tout changer comme vous le souhaitez (nom, prénom, login, password et email) sauf
- cela assure que c'est l'administrateur du site
Pour tous les autres utilisateurs, la procédure de modification est simple :
- Choisissez l'utilisateur à modifier
- modifier les données voulues et validez

Désactiver / supprimer un utilisateur

En toute fin de formulaire de modification d'utilisateur, vous pouvez désactiver ou supprimer l'utilisateur en cochant la case en fonction de ce que vous avez paramétré dans la page principale d'administration.
Supprimer un utilisateur entraine également la suppression définitive des données le concernant, soyez donc vigilant ! Préférez plutôt sa désactivation.
Désactiver un utilisateur l'empêche simplement de se connecter à l'avenir et vous conserver ainsi toutes ses données.
Si un utilisateur est désactivé, il ne sera dorénavant visible que de l'administrateur et de l'hyperviseur (si l'administrateur a autorisé les superviseurs dont l'hyperviseur fait partie à créer / modifier un utilisateur)

Validation en 2 étapes (depuis v1.5.0)

La validation en 2 étapes est rendue possible en sélectionnant dans l'écran pricipal de l'administrateur la case à cocher "Activer la validation en 2 étapes ?"
- Pour permettre la validation en 2 étapes il faut avoir les utilisateurs suivants:
- Optionnellement si vous souhaitez que des courriels soient envoyés pour indiquer le dépôt et le statut d'une demande, il faut renseigner le serveur d'envoi de courriel dans l'écran des paramètres généraux.
Lorsqu'un(e) employé(e) pose une absence :
- La demande est affichée dans le calendrier et mise en attente de validation
- un courriel est envoyé au superviseur
Lorsque le superviseur valide l'absence :
- La demande reste affichée dans le calendrier et reste en attente de validation
- envoi d'un courriel au demandeur
- envoi d'un courriel à l'hyperviseur
Lorsque le superviseur refuse l'absence :
- envoi d'un courriel au demandeur
- suppression de l'absence dans le calendrier
Lorsque l'hyperviseur valide l'absence :
- envoi d'un courriel au demandeur
- envoi d'un courriel au superviseur
- L'absence est de nouveau modifiable dans le calendrier
Lorsque l'hyperviseur refuse l'absence :
- envoi d'un courriel au demandeur
- envoi d'un courriel au superviseur
- suppression de l'absence dans le calendrier

Mode Maintenance (depuis v1.5.1)

Un administrateur active le mode maintenance en cochant la case correspondante dans l'écran des paramètres généraux et permet de :
- Mettre à jour la version de l'application
- Modifier une raison
- Modifier une équipe
- Modifier un utilisateur
Une fois activé, le mode maintenance s'affiche en entête de tous les écrans avec le message Maintenance En cours...
En mode maintenance, seuls les administrateurs peuvent se connecter et travailler normalement, tous les autres sont renvoyés vers la page de connexion avec le message suivant : Le mode maintenance a été activé - Seuls les administrateurs peuvent se connecter, merci de patienter...